擁有準(zhǔn)確的技術(shù)文檔不僅對(duì)于公司是非常有益處的，而且也能夠讓客戶從中受益。由于產(chǎn)品如何使用在某種程度上要依賴技術(shù)文檔來(lái)進(jìn)行說(shuō)明，因此技術(shù)文檔必須十分的準(zhǔn)確可靠。使用不準(zhǔn)確的和已過(guò)時(shí)的技術(shù)文檔對(duì)于公司的發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生一定的阻礙，同樣的，它也會(huì)對(duì)公司的客戶們產(chǎn)生消極的影響。一旦客戶發(fā)現(xiàn)在他們使用產(chǎn)品時(shí)遇到了問(wèn)題，卻不能通過(guò)求助于伴隨產(chǎn)品的技術(shù)文檔的手段進(jìn)行解決時(shí)，客戶們就會(huì)對(duì)這種產(chǎn)品產(chǎn)生懷疑乃至于失去信心，那么，公司的信譽(yù)和利益自然而然就會(huì)受到損害。這就是不準(zhǔn)確的和過(guò)時(shí)的技術(shù)文檔給我們帶來(lái)的危害。
缺乏準(zhǔn)確性以及內(nèi)容晦澀難懂都會(huì)讓開(kāi)發(fā)新手以及其他的一些技術(shù)工作者們對(duì)這些技術(shù)文檔敬而遠(yuǎn)之，從而不利于他們的學(xué)習(xí)和掌握。在本篇文章中，我們要討論的就是如何在你的開(kāi)發(fā)小組中編寫(xiě)出準(zhǔn)確而且易于掌握的技術(shù)文檔。
技巧一 制定出一個(gè)技術(shù)評(píng)價(jià)核對(duì)表
許多的程序開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)者以及管理者都缺乏從技術(shù)上評(píng)價(jià)一個(gè)文檔的經(jīng)驗(yàn)。這里有一些方法可以提高這些技術(shù)文檔的準(zhǔn)確性：
1. 把注意力集中于技術(shù)事實(shí)上，這樣能夠核實(shí)這些技術(shù)是作為技術(shù)文檔而被編寫(xiě)出來(lái)的。技術(shù)評(píng)論的工作并不等同于一般的編輯工作。
2. 一定要從技術(shù)上核實(shí)在技術(shù)文檔里編寫(xiě)的程序與步驟的準(zhǔn)確性。
3. 一定要從技術(shù)上核實(shí)，在技術(shù)文檔中使用的圖片捕捉的準(zhǔn)確性。
技巧二 一定要在技術(shù)文檔編寫(xiě)的過(guò)程中明確責(zé)任
技術(shù)文檔編寫(xiě)不好的一個(gè)原因常常是由于對(duì)它不夠重視。這是由于在編寫(xiě)技術(shù)文檔的時(shí)候，沒(méi)有十分地明確各種責(zé)任。因此，一定要在技術(shù)文檔編寫(xiě)的過(guò)程中明確責(zé)任，這些方法包括：
1. 在技術(shù)文檔中加入作者以及相關(guān)人員的姓名。一些公司可能有規(guī)定，禁止出現(xiàn)員工的姓名，但是在技術(shù)文檔中包含作者以及相關(guān)人士姓名的做法能夠促進(jìn)這些內(nèi)部員工之間的交流。對(duì)于外部的文檔使用者，比如為商業(yè)現(xiàn)貨軟件編寫(xiě)的用戶指南，可以加入作者以及相關(guān)人員的姓名，用以明確和承認(rèn)他們對(duì)開(kāi)發(fā)所做的工作和貢獻(xiàn)。
2. 把文檔的技術(shù)評(píng)論作為提供給開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)人員的年度評(píng)論的一部分。
3. 在項(xiàng)目計(jì)劃中指派專人負(fù)責(zé)技術(shù)評(píng)論的工作。
技巧三 增加技術(shù)文檔編寫(xiě)者的準(zhǔn)確性
由于技術(shù)文檔編寫(xiě)者在許多公司內(nèi)都是非常主觀的一個(gè)職位，并且編寫(xiě)技術(shù)文檔也是他們最主要的職責(zé)，因此做這些工作的人都必須與他們所編寫(xiě)的技術(shù)文檔的準(zhǔn)確性有著直接的利害關(guān)系。
管理人員應(yīng)該為技術(shù)文檔編寫(xiě)者設(shè)置適當(dāng)?shù)募夹g(shù)準(zhǔn)確級(jí)別，并要求他們把準(zhǔn)確性保持在這一范圍之內(nèi)。由于一些技術(shù)文檔編寫(xiě)者對(duì)于提升自己對(duì)于技術(shù)的理解總是不太積極主動(dòng)，因此，增加他們的責(zé)任讓他們面對(duì)更多的壓力對(duì)項(xiàng)目里的每一個(gè)人來(lái)說(shuō)都是有好處的。如果一個(gè)技術(shù)文檔編寫(xiě)者無(wú)法達(dá)到更高的標(biāo)準(zhǔn)，那么你就需要重新審視一下你的技術(shù)文檔編寫(xiě)者是否能夠滿足你們團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)略要求，是否能夠滿足客戶們的需要。
為了幫助技術(shù)文檔編寫(xiě)者，你需要讓他們對(duì)于具體的技術(shù)有更深層次的認(rèn)識(shí)，因此，作為管理者，你應(yīng)該：
1. 讓技術(shù)文檔編寫(xiě)者多參加有關(guān)產(chǎn)品設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)的小組會(huì)議。
2. 讓技術(shù)文檔編寫(xiě)者參與到技術(shù)要求、功能規(guī)范以及設(shè)計(jì)方案的開(kāi)發(fā)工作中去。
3. 把技術(shù)文檔編寫(xiě)者包括進(jìn)開(kāi)發(fā)小組的郵件列表中去。
4. 確定技術(shù)文檔編寫(xiě)的周期，把產(chǎn)品在公司內(nèi)部進(jìn)行發(fā)布。技術(shù)文檔編寫(xiě)者很容易變得非常封閉，但是如果把產(chǎn)品在內(nèi)部首先發(fā)布一下，那么就能夠給開(kāi)發(fā)人員以及項(xiàng)目管理人員提供一種新的途徑來(lái)了解以前可能并不容易了解的情況。
5. 鼓勵(lì)技術(shù)文檔編寫(xiě)者更多地了解有關(guān)產(chǎn)品背后所包含的各種技術(shù)。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，如果你開(kāi)發(fā)基于Java語(yǔ)言的應(yīng)用軟件，那么，就應(yīng)該鼓勵(lì)技術(shù)文檔編寫(xiě)者多多了解Java編程語(yǔ)言，并且盡量讓他們能夠流暢的掌握這門(mén)編程語(yǔ)言。
技巧四 設(shè)置任務(wù)的優(yōu)先次序
通常情況下，主要的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)人員腦海中包含著有關(guān)整個(gè)項(xiàng)目的信息，而且，有時(shí)候還會(huì)同時(shí)考慮許多其它的項(xiàng)目。即使他或者她的日程安排已經(jīng)非常緊張，但是，他們腦海中的產(chǎn)品信息對(duì)于確保技術(shù)文檔編寫(xiě)的準(zhǔn)確性來(lái)說(shuō)是非常重要的。
當(dāng)前的形勢(shì)讓我們不得不以更少的資源完成更多的任務(wù)，而作為開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)人員，由于他們工作的特殊性，這些人總是處于緊張而繁忙的狀態(tài)下。下面是一些技巧，可以幫助你從這些忙碌的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)人員那里獲得你所需要的信息，并且保證能讓他們的知識(shí)給技術(shù)文檔的編寫(xiě)帶來(lái)好處：
1. 不要讓他們從頭至尾的審閱技術(shù)文檔。
2. 和技術(shù)文檔的編寫(xiě)者一起確定哪些部分必須讓開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)人員進(jìn)行審閱。
3. 與他們一起利用大段的完整時(shí)間來(lái)審閱技術(shù)文檔。
4. 如果技術(shù)文檔的審閱者時(shí)間表安排得很緊，那么就給他提供一個(gè)具體的列表，在其中明確哪些部分需要他進(jìn)行審閱。并且保證讓小組內(nèi)的其他成員完成剩余部分的審閱工作。技術(shù)文檔中與審閱者專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域直接相關(guān)的部分絕對(duì)是需要他進(jìn)行仔細(xì)審閱的。
5. 更好的完成審閱工作。充分有效的完成技術(shù)文檔的審閱工作不僅會(huì)讓外部的用戶，也會(huì)讓內(nèi)部的用戶從中受益。但是，經(jīng)常會(huì)有技術(shù)人員認(rèn)為做這樣的工作是沒(méi)有多大意義的，那么，作為管理者就面對(duì)著這樣一種挑戰(zhàn)，就是要在整個(gè)審閱過(guò)程中設(shè)置好優(yōu)先次序從而保證為開(kāi)發(fā)工作所做出的努力獲得成功。