為了提高速度，可能需要多人同時(shí)處理一張Excel表格。Excel2007為了滿足這種需求，為我們提供了“共享工作簿”的功能。通過這個(gè)功能，我們可以通過網(wǎng)絡(luò)將一個(gè)Excel文件共享的同時(shí)供多人同時(shí)編輯這個(gè)工作薄。而且在編輯的同時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)保持信息不斷更新。
在一個(gè)共享工作簿中，用戶可以輸入數(shù)據(jù)、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù)，保留自己的視窗。而且在多人同時(shí)編輯一個(gè)單元格時(shí)還可以進(jìn)行沖突處理。下面我舉個(gè)例子來說明如何通過Excel2007來共享工作簿。
一、設(shè)置共享工作簿
首先讓我們來啟動(dòng)Excel2007。啟動(dòng)后，在其中輸入一個(gè)“產(chǎn)品銷售”表，如圖1所示。
圖1 產(chǎn)品銷售表
選擇“審閱”菜單(在老版本的Excel中對應(yīng)的是“工具”菜單)，然后點(diǎn)擊菜單下方的“共享工作簿”按鈕，彈出用于設(shè)置共享工作簿的對話框。運(yùn)行結(jié)果如圖2所示。
圖2 共享工作簿對話框
在共享工作簿對話框中將“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框選中。然后可以更據(jù)自己的需要進(jìn)行高級設(shè)置。高級設(shè)置的界面如圖3所示。
圖3 高級設(shè)置
從這個(gè)界面可以看出，Excel可以管理共享工作薄的歷史記錄，而且還可以自動(dòng)更新其它用戶的變化。在默認(rèn)情況下，當(dāng)前用戶在保存文件時(shí)更新其它用戶的修改，但是我們也可以設(shè)置在一定時(shí)間間隔內(nèi)自動(dòng)更新工作薄的變化。在第3部分“用戶間的修訂沖突”設(shè)置區(qū)內(nèi)最后設(shè)置第一項(xiàng)“詢問保存哪些修訂信息”，否則可能產(chǎn)生不確定的結(jié)果。在設(shè)置完后，點(diǎn)擊“確定”按鈕后，如果當(dāng)前文檔未保存，系統(tǒng)會(huì)提示你保存該文檔。你可以將這個(gè)文檔保存在一個(gè)其它人都可以訪問到的地方，如一個(gè)共享文件夾。共享工作薄后的界面如圖4所示。
圖4 共享工作薄
在工作薄共享后，Excel上方的標(biāo)題欄出現(xiàn)了“[共享]”提示。
二、使用共享工作薄
在設(shè)置完共享后，就可以使用多個(gè)Excel打開這個(gè)Excel文件了。讓我們使用一個(gè)Excel編輯一下這個(gè)“產(chǎn)品銷售”表。然后保存。再切換到另外一個(gè)打開這個(gè)文件的Excel，按Ctrl+S保存，你會(huì)看到在這個(gè)Excel中表格內(nèi)容被更新。如圖5所示。
圖5 被更新的界面
在更新后，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)如圖5所對話框，提示該文檔已經(jīng)被更新。如果兩個(gè)Excel同時(shí)修改同一個(gè)單元格，而且都進(jìn)行保存，將會(huì)發(fā)生內(nèi)容沖突。如一個(gè)用戶將0001號產(chǎn)品的銷售數(shù)據(jù)改為18，而另一個(gè)用戶將0001號產(chǎn)品的銷售數(shù)量改為20。在他們保存后，將出現(xiàn)如圖6的的提示對話框。
圖6 沖突處理對話框
然后由用戶決定是按用戶1還是用戶2來修改表格中的內(nèi)容。
Excel不僅能處理當(dāng)前的修改沖突，而且還可以查詢沖突歷史，并按沖突歷史進(jìn)行修改。點(diǎn)擊“審閱”菜單中的“修改”按鈕菜單中的“突出顯示修訂”項(xiàng)，將顯示如圖7所示的對話框。
圖7
可以根據(jù)這個(gè)對話框?qū)磉x擇查看修訂歷史。在選擇完后，在每一個(gè)單元格的左上角會(huì)顯示一個(gè)“小黑角”，將鼠標(biāo)放在這個(gè)單元格上，將顯示這個(gè)單元格的修改歷史。
再點(diǎn)擊“接收/拒絕修訂”菜單項(xiàng)，將顯示如圖8所示的界面。
圖8
這個(gè)對話框顯示了從某個(gè)單元格從最初的值到歷次所修改的值(按時(shí)間從小到大排序)。你可以點(diǎn)中其中某一項(xiàng)以恢復(fù)到相應(yīng)的歷史值。也可以通過“全部接受”和“全部拒絕”按鈕恢復(fù)到最后和最初的值。
Excel2007還可以為工作薄設(shè)置密碼，以防止其它用戶關(guān)閉修訂。還有就是在工作薄進(jìn)行共享時(shí)不能進(jìn)行一些高級的操作，如圖形，圖表等。