Word“樣式與格式”排版妙用

    相信好多朋友都見到過Word的“樣式與格式”功能，如圖1所示。但是，大多數(shù)朋友可能還是更習(xí)慣于使用格式刷來批量設(shè)置文本格式，每次詢問他們時，都會得到“Word的默認(rèn)樣式太簡陋，也不及格式刷用起來方便 ……”這樣的答復(fù)。

　　其實，筆者認(rèn)為這都是由于大家對Word樣式的功能了解不深所致。所以，今天筆者就來給大家介紹一下這個“樣式與格式”在長篇文檔的排版里究竟有什么妙用？

 

    好處一. 快速同步同級標(biāo)題的格式

　　好多朋友都對編排長篇文檔比較犯怵，原因大體有兩個，首先是手工在長篇文檔中查找同級標(biāo)題并設(shè)置好標(biāo)題格式，本身就是個麻煩的事情。試想要在幾十頁、上百頁的文件里找出所有同級標(biāo)題來，恐怕沒有幾十分鐘是下不來的。兩者，如果文件排好后交到領(lǐng)導(dǎo)手里，領(lǐng)導(dǎo)卻讓我們將某一級別的標(biāo)題字體再換一換，那么剛才那份“折磨”恐怕又得重來一次了，整體效率很低。其實，如果我們事先使用了“格式與樣式”功能，這些問題就能輕松地迎刃而解了。

　　一. 快速套用現(xiàn)有標(biāo)題樣式

　　1. 編輯完成后套用樣式

　　這種方法非常類似于平時的格式刷使用，需要先將標(biāo)題選中，然后再點擊“樣式與格式”窗格中的相應(yīng)樣式即可。雖然設(shè)置好樣式后可以方便地快速修改同級標(biāo)題格式，但要將所有同級標(biāo)題從偌大的文章中找出也要花費大量的時間。那么下面要介紹的第二種方法就顯得實用多了。

　　2. 編寫文件時套用樣式

　　這種方法可以讓我們一邊編寫文件一邊設(shè)置樣式，為了加快操作效率，可以給每個樣式設(shè)置一個快捷鍵

　　1） 點擊“樣式與格式”窗格中第一個樣式后面的菜單按鈕，執(zhí)行“修改”命令，如圖2位置1

　　2） 然后在彈出的“修改樣式”窗口中點擊“格式”按鈕→“快捷鍵”命令，如圖2位置2

　　3） 將鼠標(biāo)定位于“請按新快捷鍵”一欄，為它設(shè)置一個快捷鍵后點擊“指定”按鈕即可，如圖2位置3

　　4） 以此類推，為其他樣式也設(shè)置好相應(yīng)的快捷鍵

    二. 快速修改同級標(biāo)題樣式

　　不過，剛才使用的還都是Word默認(rèn)的一種比較簡陋的樣式，如果我們對標(biāo)題格式有著特殊的要求，其實也是可以自定義樣式并同步更新的。

　　1. 手動更新同級標(biāo)題

　　首先，按照自己的要求對標(biāo)題設(shè)置一個新格式，然后再點擊它所屬樣式的菜單鈕（如圖2位置1），執(zhí)行“更新以匹配選擇”命令。此時您便會發(fā)現(xiàn)，文檔中所有使用了該樣式的標(biāo)題（同級標(biāo)題）會馬上同步換成新樣式。如圖3所示