大家經(jīng)常用Excel制作表格，處理數(shù)據(jù)，怎樣才能提高工作效率呢？下面我們就為大家整理12則Excel常用小技巧。
1、用Excel計(jì)算多列數(shù)據(jù)的運(yùn)算結(jié)果時(shí)，你可以在旁邊的一列顯示出它的每步計(jì)算經(jīng)過(guò)，用來(lái)跟蹤銀行帳戶的余額變動(dòng)情況絕對(duì)簡(jiǎn)單直觀。
如圖一所示，假設(shè)C2包含最初的帳戶余額，A3是收入，B3是支出，在C3單元輸入公式=SUM(C2,A3-B3)可得到該步計(jì)算的結(jié)果。以后輸入其他交易數(shù)據(jù)時(shí)，只要按住C3的填充柄向下拖。xls文件下載
2、如果同一工作簿內(nèi)包含多個(gè)相似的工作表，無(wú)需分別為這些工作表輸入相同的文字信息。先按住Shift鍵，點(diǎn)擊工作表的名字選中所有工作表，然后在第一個(gè)工作表中填寫(xiě)所有工作表相同的內(nèi)容，其余工作表中也會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)這些內(nèi)容。
3、如果每次啟動(dòng)Excel的時(shí)候都要打開(kāi)特定的工作簿，把工作簿保存到XLStart文件夾可自動(dòng)打開(kāi)它。XLStart通常在 Program Files\Microsoft Office\Office或Office10下。但訪問(wèn)XLStart文件夾不是很方便，特別是許多人為了方便備份和訪問(wèn)，習(xí)慣于把所有常用文檔保存在 “我的文檔”里面。好在Excel允許用戶指定另一個(gè)文件夾保存自動(dòng)打開(kāi)的文件。選擇菜單“工具/選項(xiàng)”，填寫(xiě)“常規(guī)”選項(xiàng)卡中的“啟動(dòng)時(shí)打開(kāi)此項(xiàng)中的所有文件”，如圖二。此外，最近使用過(guò)的文件可從“文件”菜單的最后找到，Excel默認(rèn)記錄4個(gè)最近使用的文件，最多可記錄9個(gè)（也在“選項(xiàng)”對(duì)話框中設(shè)置），但“打開(kāi)文件”對(duì)話框的“歷史”選項(xiàng)沒(méi)有這個(gè)限制。
4、要選中一大塊有內(nèi)容的單元不是一件輕松的事情，可能會(huì)漏選，也可能因?yàn)槟硞�(gè)單元的內(nèi)容超出邊界而多選了空白的單元。你可以先選中一小塊包含內(nèi)容的單元，然后按Ctrl+Shift+8，Excel自動(dòng)把選中區(qū)域擴(kuò)展到周?chē)蟹强諉卧?/p>
5、Excel能夠跟蹤最近常用的命令，即菜單上只直接顯示出常用命令，把其余的命令“折疊”起來(lái)。除非你依次點(diǎn)擊各個(gè)想要直接顯示的菜單，否則，顯示哪些菜單、折疊哪些菜單是無(wú)法手工控制的。對(duì)于熟練用戶來(lái)說(shuō)，從長(zhǎng)長(zhǎng)的菜單列表中尋找某個(gè)菜單并不是難事，反而打開(kāi)折疊的菜單顯得比較麻煩。如果要讓所有菜單全部顯示出來(lái)，右擊任意工具欄并選擇“自定義”，如圖三，在“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡下面選中“始終顯示整個(gè)菜單”。
6、對(duì)于有規(guī)律的數(shù)據(jù)，如日期、時(shí)間、星期等，無(wú)需全部手工輸入。先輸入前面2、3項(xiàng)（只要能夠確定數(shù)據(jù)的規(guī)律即可），然后用自動(dòng)填充功能輸入其余部分：選中手工輸入的單元，把光標(biāo)移到角上的小方塊上，鼠標(biāo)指針變成黑十字狀的填充柄，拖動(dòng)填充柄經(jīng)過(guò)填充區(qū)域即可，如圖四。
7、Excel有著強(qiáng)大的列表管理能力，可以按照排序列的字母或數(shù)字值排序且不打亂其他相關(guān)列的次序。選中列表包含的所有列，選擇菜單“數(shù)據(jù) /排序”，排序列最多可以有三個(gè)，允許分別指定升序或降序。有時(shí)，排序標(biāo)準(zhǔn)既不是數(shù)值，也不是字母值，而是“甲，乙，丙，丁，……”之類(lèi)的序列，這時(shí)需要點(diǎn)擊“排序”對(duì)話框的“選項(xiàng)”按鈕，指定自定義排序標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于Excel沒(méi)有預(yù)定義的排序標(biāo)準(zhǔn)，例如要按照“總經(jīng)理，副總經(jīng)理，計(jì)算中心，……”的次序排序，點(diǎn)擊Excel菜單“工具/選項(xiàng)”，如圖五，選擇“自定義序列”選項(xiàng)卡，輸入自定義序列后，再點(diǎn)擊“添加”按鈕。自定義排序標(biāo)準(zhǔn)之后，再按照通常的方式進(jìn)行排序。
8、簡(jiǎn)單的計(jì)算不需要輸入公式。選中多個(gè)單元，狀態(tài)條隨時(shí)顯示出求和結(jié)果，右鍵點(diǎn)擊該結(jié)果，菜單顯示出各種常用計(jì)算功能，如平均值、計(jì)數(shù)、最大和最小值等，如圖七。
9、在大型Excel工作表中，要想迅速找到特定的單元或區(qū)域，只需在Excel頂部的“名稱(chēng)框”輸入單元或區(qū)域的名稱(chēng)。“名稱(chēng)框”顯示出了當(dāng)前被選中單元的名稱(chēng)，點(diǎn)擊旁邊箭頭得到的下拉列表顯示出了通過(guò)名稱(chēng)框查找單元的歷史記錄。如果要命名某個(gè)單元或區(qū)域，選擇菜單“插入/名稱(chēng)/定義”，先輸入單元的名稱(chēng)，再輸入單元位置，最后點(diǎn)擊“確定”，如圖八。如果要快速跳轉(zhuǎn)到另一工作表的特定單元，只需在單元的名稱(chēng)前面加上工作表名稱(chēng)和感嘆號(hào)，例如 “Sheet3!D38”。另外，按F5鍵可打開(kāi)“定位”對(duì)話框，進(jìn)行復(fù)雜的定位和選擇操作。
10、如果你發(fā)現(xiàn)按行組織的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成按列組織之后（或相反），數(shù)據(jù)使用會(huì)更加方便，Excel能夠幫助你實(shí)現(xiàn)行-列置換。選中要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)，復(fù)制它，然后把光標(biāo)移到新數(shù)據(jù)的起始位置，選擇菜單“編輯/選擇性粘貼”，如圖九，選中“轉(zhuǎn)置”選項(xiàng)。
11、在Excel中打印時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)浪費(fèi)紙張的現(xiàn)象。例如，如果有一些單元格已經(jīng)設(shè)置了格式，即使還沒(méi)有使用，Excel也會(huì)在打印時(shí)輸出空白的單元。為了避免浪費(fèi)紙張，你可以先選中想要打印的單元區(qū)域，然后選擇“文件/打印”，在“打印內(nèi)容”對(duì)話框中選擇“選定區(qū)域”，如圖十。如果要打印的內(nèi)容屬于多個(gè)區(qū)域，只需按住Ctrl鍵再選擇即可。如果工作表很大，要打印的區(qū)域不能同時(shí)顯示在屏幕上，選擇菜單“視圖/分頁(yè)預(yù)覽”，然后再按Ctrl 鍵選擇要打印的區(qū)域。如果要打印出工作簿中的多個(gè)（但不是全部）工作表，只需在選擇菜單“文件/打印”之前選中各個(gè)工作表：對(duì)于相鄰的工作表，先點(diǎn)擊第一個(gè)工作表的名字，然后按住Shift鍵點(diǎn)擊最后一個(gè)工作表的名字；對(duì)于不相鄰的工作表，先點(diǎn)擊第一個(gè)工作表的名字，然后按住Ctrl鍵再依次點(diǎn)擊其余的工作表的名字。
12、如果工作簿有太多的工作表，不能同時(shí)在屏幕上看到它們的名字，用滾動(dòng)的方法切換工作表就比較麻煩了。右擊左下角的工作表滾動(dòng)箭頭，如圖十一，利用彈出菜單可以迅速切換到任意工作表。