為滿足企業(yè)在簡(jiǎn)單會(huì)議與團(tuán)體活動(dòng)管理方面不斷增長(zhǎng)的需求，全球領(lǐng)先的酒店解決方案提供商HRS近日推出了一項(xiàng)新的服務(wù)——會(huì)議與團(tuán)體（M&G）采購(gòu)。目前，全球企業(yè)在會(huì)議上的支出已達(dá)5650億美元，并且這一數(shù)字預(yù)計(jì)在2019年還會(huì)繼續(xù)增長(zhǎng)。如何更好地管理這項(xiàng)不斷增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)支出是企業(yè)關(guān)注的問題，HRS會(huì)議與團(tuán)體采購(gòu)服務(wù)將助力企業(yè)應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)。
最新推出的會(huì)議與團(tuán)體（M&G）采購(gòu)服務(wù)完美匹配并補(bǔ)充了HRS獨(dú)有的端到端酒店解決方案。HRS以企業(yè)差旅酒店的智能采購(gòu)服務(wù)而聞名全球，在200多個(gè)國(guó)家和地區(qū)幫助企業(yè)每年實(shí)現(xiàn)數(shù)百萬美元的節(jié)省，并帶給企業(yè)極具競(jìng)爭(zhēng)力的酒店價(jià)格。越來越多的HRS客戶在酒店采購(gòu)的基礎(chǔ)上采用完整的端到端酒店解決方案，包括持續(xù)的價(jià)格審查、包含公司協(xié)議價(jià)和HRS商旅價(jià)酒店的搜索及預(yù)訂，以及集中支付和其他自動(dòng)化的解決方案。
“通過推出這項(xiàng)全新的服務(wù)，HRS為企業(yè)創(chuàng)建了首個(gè)端到端的會(huì)議與團(tuán)體解決方案。HRS現(xiàn)在可以在全球所有市場(chǎng)中成為企業(yè)商旅管理領(lǐng)域的唯一合作伙伴，提供從采購(gòu)到支付的端到端解決方案。”HRS采購(gòu)解決方案副總裁馬可·伊拉里奧(Marco D'Ilario)表示，“HRS目前可進(jìn)行年度酒店計(jì)劃的采購(gòu)，在搜索及預(yù)訂中實(shí)現(xiàn)協(xié)議價(jià)格的優(yōu)先顯示，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)合規(guī)目標(biāo)，提升預(yù)訂流程效率。”
端到端的會(huì)議與團(tuán)體解決方案為企業(yè)提供了全新的選擇，在幫助企業(yè)提升會(huì)議與團(tuán)體活動(dòng)支出的透明度的同時(shí)，利用HRS久經(jīng)市場(chǎng)考驗(yàn)的智能酒店采購(gòu)流程和全球酒店專家網(wǎng)絡(luò)，在會(huì)議場(chǎng)地、住宿、餐飲費(fèi)用等方面為企業(yè)帶來更大節(jié)省。
研究表明，日益增長(zhǎng)的會(huì)議與團(tuán)體支出中存在巨大的節(jié)省空間
今年7月，全球商務(wù)旅行協(xié)會(huì)（Global Business Travel Association）和HRS圍繞當(dāng)今企業(yè)會(huì)議與團(tuán)體活動(dòng)領(lǐng)域中存在的挑戰(zhàn)、規(guī)模和機(jī)遇，共同開展了一項(xiàng)調(diào)研。結(jié)果顯示：
- •簡(jiǎn)單的會(huì)議與團(tuán)體活動(dòng)，即參會(huì)者不超過50人、場(chǎng)地要求基本可以復(fù)制的會(huì)議，在公司每年會(huì)議安排中占比達(dá)50-70%
- •70%的會(huì)議與團(tuán)體活動(dòng)策劃者不會(huì)按照既定流程來采購(gòu)并預(yù)訂這些會(huì)議場(chǎng)所
- •令人震驚的是，其中77%的策劃者通過消費(fèi)者渠道來搜索場(chǎng)地，而非利用企業(yè)的首選酒店，這帶來了潛在的關(guān)照義務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
調(diào)查結(jié)果所揭示的不合規(guī)操作將給企業(yè)帶來更多額外成本。而這些成本預(yù)計(jì)在2019年還將有所上升。一家大型旅游管理公司預(yù)計(jì)明年企業(yè)會(huì)議的數(shù)量將增加5-10%。在國(guó)際會(huì)議專業(yè)人士協(xié)會(huì)(Meetings Professional International)的“會(huì)議展望”調(diào)查中，55%的受訪者表示合同談判正變得日益復(fù)雜。
企業(yè)會(huì)議部門采用會(huì)議與團(tuán)體(M&G)采購(gòu)的六大好處
隨著會(huì)議與團(tuán)體(M&G)采購(gòu)服務(wù)的推出，會(huì)議部門可以預(yù)見以下好處：
- •直接節(jié)省
- •優(yōu)化策劃流程
- •更多的時(shí)間將用于戰(zhàn)略性活動(dòng)
- •提升全球數(shù)據(jù)的透明度
- •通過預(yù)先審批的標(biāo)準(zhǔn)合同條款減少責(zé)任
- •通過采用集中支付來簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)流程
綜合起來，這些好處將推動(dòng)提升使用率。例如，通過預(yù)先批準(zhǔn)的合同條款，即使是資歷尚淺的策劃者也無需等待在采購(gòu)團(tuán)隊(duì)審核之后再將會(huì)議合同授予酒店。這類延遲經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致公司錯(cuò)過可選日期，增加策劃者的工作時(shí)間和復(fù)雜性。
除了采購(gòu)?fù)�，HRS還擁有一個(gè)自動(dòng)化、簡(jiǎn)化的搜索和預(yù)訂平臺(tái)。該平臺(tái)將幫助公司實(shí)現(xiàn)其差旅管理的目標(biāo)，比如優(yōu)先顯示企業(yè)協(xié)議酒店。憑借HRS業(yè)界領(lǐng)先的價(jià)格保護(hù)技術(shù)，會(huì)議策劃者將無需支付超出協(xié)議價(jià)格的額外費(fèi)用。會(huì)議策劃者以協(xié)議價(jià)格預(yù)訂時(shí)能在取消政策、押金和付款條款方面實(shí)現(xiàn)100%的準(zhǔn)確度。
伊拉里奧(D’Ilario)先生說：“相比于全球其他差旅服務(wù)公司，HRS擁有酒店差旅采購(gòu)方面的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，并率先利用這一優(yōu)勢(shì)來幫助會(huì)議部門整合其購(gòu)買力。公司在簡(jiǎn)單會(huì)議與團(tuán)體領(lǐng)域擁有巨大的成本節(jié)省潛力；我們非常高興能幫助他們發(fā)現(xiàn)新的節(jié)省空間。”