雖然可以很方便通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)收發(fā)電子郵件，傳送文檔，但是由于互聯(lián)網(wǎng)的安全認(rèn)證系統(tǒng)的不成熟與不完善，使得傳真機(jī)在公司企業(yè)里的利用率仍然很高！發(fā)一份傳真文檔的步驟通常是這樣的，首先在電腦里進(jìn)行文檔的編寫(xiě)排版，然后將編寫(xiě)排版好的文檔打印出來(lái)，然后再將打印出來(lái)的文檔一頁(yè)一頁(yè)的放到傳真機(jī)里進(jìn)行發(fā)送。如果是一份十幾頁(yè)的文檔，就有點(diǎn)浪費(fèi)紙張和時(shí)間了！其實(shí)用電腦來(lái)收發(fā)傳真是一件非常容易的事情，現(xiàn)在向大家介紹一個(gè)不需要將文檔打印出來(lái)，直接用電腦來(lái)發(fā)送傳真的程序，那就是WINDOWS XP自帶的傳真程序Microsoft fax。
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（圖一）
1、和普通的傳真機(jī)發(fā)送傳真相比較，用電腦直接收發(fā)傳真有如下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：
(1)節(jié)約了購(gòu)買(mǎi)傳真機(jī)的費(fèi)用，節(jié)省了維修傳真機(jī)的后期維護(hù)費(fèi)用
(2)用電腦發(fā)送的傳真文字和圖片比普通傳真機(jī)發(fā)送的文字和圖片要清晰的多
(3)節(jié)省打印文檔所用的紙張和發(fā)送傳真所用的人力時(shí)間
(4)用傳真程序發(fā)送傳真的速度會(huì)自動(dòng)和對(duì)方普通傳真機(jī)的速度匹配，如果對(duì)方的傳真機(jī)的速度是14400BPS的，那么電腦的速度就會(huì)自動(dòng)匹配為14400BPS，如果是對(duì)方速度是9600BPS，電腦就會(huì)自動(dòng)將速度調(diào)整為9600BPS
(5)用電腦發(fā)送的傳真文檔比較容易進(jìn)行修改和保存
(6)傻瓜化的操作，智能化的向?qū)褂秒娔X發(fā)送傳真完全是簡(jiǎn)單的不得了：）
2、用電腦收發(fā)傳真的硬件環(huán)境
用電腦收發(fā)傳真必備的硬件就是一臺(tái)帶有貓（Modem）的電腦，不管是內(nèi)貓還是外貓必須帶有傳真（FAX）的功能，還有就一根電話線，內(nèi)線也好，201卡電話也好都可以，還有就是一臺(tái)掃描儀，當(dāng)然，如果沒(méi)有掃描儀你就不能將你的圖片保存到電腦里面并進(jìn)行發(fā)送。
雖然這個(gè)程序最先出現(xiàn)在WINDOWS 3.X的系統(tǒng)中，在WINDOWS 9X下也有這個(gè)程序，而且使用的方法都是差不多，但是現(xiàn)在的家庭的操作系統(tǒng)已經(jīng)是WINDOWS XP的天下，所以以WINDOWS XP的系統(tǒng)環(huán)境作介紹！
如果你的系統(tǒng)在開(kāi)始》所有程序》附件》通訊菜單中沒(méi)有傳真的選項(xiàng)，可以通過(guò)控制面板》添加和刪除程序》添加/刪除windows組件中將“傳真服務(wù)”程序安裝！安裝完成后會(huì)在開(kāi)始》所有程序》附件》通訊菜單中出現(xiàn)傳真的菜單。而且在打開(kāi)控制面板》打印機(jī)和傳真后發(fā)現(xiàn)一個(gè)傳真機(jī)的小圖標(biāo)！
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（圖二）
通過(guò)用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊傳真機(jī)的小圖標(biāo)可以打開(kāi)它的屬性進(jìn)行設(shè)置！
3、用電腦收發(fā)傳真的步驟：
首先將文檔編輯好，這里用大家都熟悉的辦公軟件WORD來(lái)舉例，在WORD中將已有的文檔打開(kāi)，點(diǎn)擊工具欄上的傳真小圖標(biāo)，這是會(huì)彈出一個(gè)傳真發(fā)送向?qū)В?/P>
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（圖三）
接著按下一步進(jìn)入收件人信息以及對(duì)方傳真機(jī)號(hào)碼的填寫(xiě)，
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（圖四）
你也可以直接調(diào)用通訊薄中的聯(lián)系人，如果是201電話和內(nèi)線需要先設(shè)置撥號(hào)規(guī)則，這里以201電話為例子
首先選擇“使用撥號(hào)規(guī)則”點(diǎn)擊右邊的撥號(hào)規(guī)則設(shè)置彈出“電話和調(diào)制解調(diào)器選項(xiàng)”，
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（圖五）
在其中的撥號(hào)規(guī)則菜單中點(diǎn)擊編輯會(huì)打開(kāi)下一級(jí)窗口，然后在常規(guī)中將“本地電話的外線號(hào)碼是”和“長(zhǎng)途電話的外線號(hào)碼是”后面的方框中填入201電話卡的用戶名和密碼，如圖所示，然后確定設(shè)置并返回到“傳真發(fā)送向?qū)А敝�，接著下一步�?huì)出現(xiàn)“準(zhǔn)備首頁(yè)”的信息填寫(xiě)，這里填寫(xiě)的是一些關(guān)于發(fā)件人信息和所發(fā)送的傳真的一些屬性，這些信息會(huì)單獨(dú)占用一頁(yè)，所以建議大家取消上面的“選擇具有下列信息的首頁(yè)模板”的選項(xiàng)，接著下一步選擇立即發(fā)送傳真并繼續(xù)下一步，這是可以點(diǎn)擊“預(yù)覽傳真”進(jìn)行傳真的預(yù)覽，這是可以看到發(fā)出后傳真的樣式！如果不滿意可以重新修改，如果點(diǎn)擊“完成”就可以進(jìn)行傳真的發(fā)送，這時(shí)候會(huì)出現(xiàn)一個(gè)傳真發(fā)送窗口，里面顯示了傳真的接收狀況！當(dāng)傳真發(fā)送完成后窗口會(huì)自動(dòng)消失!
4、用電腦接收傳真
用電腦接收傳真只需要設(shè)置Microsoft Fax的應(yīng)答方式就可以，一般情況把應(yīng)答方式設(shè)為手工應(yīng)答方式就可以了，如果設(shè)置成了“自動(dòng)應(yīng)答”的方式，那么電腦在電話響鈴兩聲（響鈴次數(shù)可以自己設(shè)置）后會(huì)把電話當(dāng)成傳真自動(dòng)開(kāi)始與對(duì)方的傳真機(jī)建立聯(lián)系，并接收傳真！
綜 述
雖然有很多第三方收發(fā)傳真的軟件，而且功能相對(duì)于WINDOWS XP下的Microsoft Fax來(lái)說(shuō)功能更強(qiáng)大，但是一般來(lái)說(shuō)Microsoft Fax已經(jīng)能夠滿足收發(fā)傳真的應(yīng)用，并且WINDOWS XP自帶的程序在兼容性和穩(wěn)定性方面會(huì)比其他的傳真收發(fā)軟件要好！
